A grande maioria das empresas do setor elétrico que possuem áreas arrendadas para projetos de energia renovável, seja eólica ou solar, utilizam planilhas para acompanhar os contratos e gerir os milhares de pagamentos mensais aos proprietários.
Como já sabemos que o uso de planilhas como ferramenta de gestão não é uma boa prática, pode acarretar uma série de problemas como perda dos prazos de renovação e reajuste de contratos, perda nos prazos de pagamentos ou até pagamentos errados, entre diversos outros.
O impacto de um pagamento incorreto ou de uma negociação baseada em dados desatualizados prejudica significativamente a saúde financeira e a reputação da empresa. Neste sentido, para gerenciar os contratos de cessão de uso, soluções inovadoras garantem uma gestão mais eficiente.
É o caso da parceria entre a VisãoGeo, com seu produto Auditoria de Contratos, Gestão de Pagamentos e Gestão de Atendimento ao Proprietário da VisãoGeo, e a 4Asset que automatiza todo o controle com seu software Specifor. Essa solução não apenas simplifica o processo, mas também permite uma gestão eficiente de ponta a ponta.
Além de automatizar todos os processos relacionados à cessão de uso no setor de energia, o Specifor contribui diretamente na mitigação de erros, melhora a comunicação com os proprietários, reduz o volume de trabalho das equipes responsáveis e libera tempo para outras atividades estratégicas.
Os riscos da gestão de contratos de cessão de uso em planilha
Cada contrato conta com suas particularidades, como os diversos índices de reajuste (IGPM, IPCA, entre outros), formas de pagamentos (fixo, variável por geração…) que variam em valores e periodicidade. Essa multiplicidade de variáveis e o alto volume de contratos não pode ser adequadamente gerenciado por meio de planilhas.
Além disso, há a questão dos aditivos contratuais. Em situações como a morte de um proprietário, por exemplo, onde a propriedade será herdada por herdeiros múltiplos, é necessário fazer aditivos para incluir os novos proprietários no contrato de cessão de uso.
Um dos grandes problemas enfrentados ao utilizar uma planilha para gerenciar contratos é a ausência de alerta de pagamentos. Isso significa que alguém da equipe responsável precisa verificar a planilha diariamente para conferir as datas de pagamento.
Essa prática abre espaço para erros graves, como a troca de pagamentos entre proprietários, a perda de prazos, ou até mesmo o pagamento duplicado. Quanto maior o volume de contratos, maiores as chances de problemas como esses se tornarem frequentes.
Leia também: caso de sucesso 4Asset Enterprise e Eletronorte na gestão de ativos
Como gerenciar os contratos de cessão de uso com eficiência
Para evitar os principais riscos de uma gestão baseada em planilhas, a solução ideal é a automação de processos. Isso ajuda a controlar os contratos e pagamentos de cessão de uso com eficiência, agilidade e precisão.
A VisãoGeo e a 4Asset contam com soluções que possibilitam uma gestão completa que evita todos os problemas citados acima. A seguir, conheça mais detalhes das funcionalidades e os ganhos que a sua empresa obtém com a inovação.
Auditoria da gestão de contratos
A equipe da VisãoGeo realiza uma análise minuciosa de contrato por contrato para identificar se os reajustes foram feitos de forma adequada. Essa abordagem permite corrigir eventuais irregularidades antes que os proprietários identifiquem as falhas, evitando potenciais medidas legais que acarretam prejuízos financeiros e de reputação para a empresa.
Automação da gestão de contratos
Em seguida, os contratos de cessão de uso são cadastrados no Specifor, uma solução completa para a gestão de todos os processos relacionados à gestão de ativos imobiliários, fundiário, regulatório e socioambiental.
No processo de cadastramento, é necessário incluir informações essenciais, como datas de assinatura e início do contrato, além de detalhes sobre os envolvidos, como proprietários e eventuais herdeiros, índice de reajuste, datas acordadas de pagamentos, etc.
Uma das principais funcionalidades do Specifor é a automatização dos avisos de reajuste contratual. Na prática o sistema permite configurar alertas de reajuste, garantindo que os responsáveis sejam notificados com antecedência.
Há quatro opções de dias para recebimento do aviso que pode ser direcionado para os usuários determinados. A funcionalidade permite o envio por e-mail, SMS e/ou WhatsApp. Na etapa de parametrização, é possível incluir o envio das mensagens para os beneficiários de pagamentos.
Além disso, o Specifor integra-se ao ERP da empresa para gerar faturamentos automaticamente e registrar com precisão os pagamentos efetuados. Ou seja, sempre que o setor financeiro realizar a transação, o sistema notifica o Specifor que consegue manter um histórico atualizado.
A solução também aprimora a comunicação com os proprietários, enviando notificações automáticas sobre os valores e datas de pagamento, via SMS ou WhatsApp. Essa função contribui para reduzir o volume de consultas dos proprietários sobre pagamentos e melhora significativamente a transparência e eficiência da comunicação.
Gestão de atendimento ao proprietário
A solução Ticket 100 permite que os proprietários criem chamados que serão atendidos pela equipe da VisãoGeo, seja por telefone ou e-mail. Se o chamado estiver relacionado a questões contratuais, a equipe consegue acessar as informações do Specifor.
Essa gestão do atendimento garante que a carga de trabalho da equipe seja reduzida, permitindo que se concentrem em outras atividades essenciais para a empresa. No caso de chamados que exijam o envolvimento de outras áreas da empresa, como problemas com manutenção de torres, por exemplo, a VisãoGeo encaminha para o setor responsável.
Em suma, a VisãoGeo e a 4Asset otimizam a gestão de contratos e pagamentos de cessão de uso. Os ganhos vão desde a melhor comunicação com os proprietários, a um controle mais eficaz e transparente de todo o processo.
Para ter uma operação mais eficiente e segura do setor de energia, comece a melhorar a sua gestão com o Specifor da 4Asset. Entre em contato com um especialista e saiba mais sobre os benefícios que a sua empresa pode obter.
