O mapeamento de processos é essencial para padronizar o trabalho e identificar gargalos e pontos de melhoria na empresa. Ao otimizar e simplificar os processos, o negócio ganha mais clareza e organização das informações, garantindo agilidade e redução de custos.
Neste conteúdo, entenda o que é e quais os objetivos de um mapeamento de processos na rotina da empresa. Além disso, descubra as vantagens dessa abordagem e saiba porque é tão importante para a governança territorial. Continue a leitura para saber mais.
Afinal, o que é um mapeamento de processos?
Um mapeamento de processos é uma técnica utilizada para visualizar e documentar como um processo funciona, desde o início até o fim. Trata-se de uma documentação sistemática que ajuda a entender e analisar as atividades, informações e recursos necessários para sua execução, além de envolver setores e pessoas diferentes dentro da própria área ou até mesmo terceiros.
O mapeamento de processos geralmente envolve a criação de um fluxograma que representa visualmente cada etapa do processo. Esse fluxograma pode incluir informações sobre o tempo necessário para cada etapa, as entradas e saídas e as responsabilidades de cada pessoa ou departamento envolvido.
O objetivo principal do mapeamento de processos é melhorar a eficiência e a eficácia das atividades, identificando áreas que podem ser melhoradas. Também pode ajudar a identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de automação ou terceirização.
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Os principais objetivos de um mapeamento de processos
O mapeamento de processos permite eliminar etapas desnecessárias e automatizar tarefas. Com isso, há a possibilidade de reduzir custos e aumentar a produtividade, ter confiabilidade dos dados, rastreabilidade das informações resultantes, padronização de processos que geralmente são exigidos para a certificação de qualidade ISO e redução de inconsistência de informações devido ao erro humano, tornando o entendimento da cadeia de valor mais visível.
Assim, a equipe envolvida no processo, consegue ter uma visão mais clara, evitando retrabalhos e atrasos. Com a percepção ampliada sobre o que é realizado e quais os resultados, fica mais fácil identificar o que atrapalha e o que pode ser potencializado.
Ou seja, ao documentar e visualizar cada etapa do processo, é possível identificar pontos de ineficiência e oportunidades de melhoria. Além disso, o mapeamento de processos envolve a colaboração entre as equipes envolvidas, o que pode melhorar o alinhamento entre diferentes áreas.
Vantagens do mapeamento de processos
Aumenta a percepção dos processos macro da governança territorial e possibilita a automatização dos processos para implementação de um sistema workflow. Veja mais sobre as vantagens a seguir.
1. Redução de custos
Ao mapear os processos envolvidos, é possível identificar os gargalos, ineficiências do fluxo e interação entre os setores, resultando nas melhorias e otimizações ao decorrer do processo.
Hoje, você consegue identificar com clareza os gastos demandados durante um processo de regularização, por exemplo? Ter um fluxograma pode contribuir nesse aspecto, especialmente se houver apoio de uma ferramenta que automatize as atividades.
A redução de custos surge ainda de maneiras mais eficientes que demandam menos recursos desperdiçados e menos retrabalho. Além disso, identificar o que é desnecessário e não agrega valor permite descartar gastos redundantes.
2. Padronização das atividades
Quando você mapeia um processo, você identifica as atividades que o compõem e a sequência em que elas ocorrem. Isso permite que você analise cada etapa e identifique o que pode ser feito melhor.
Uma vez que você tenha um processo mapeado, é possível padronizar as atividades em cada etapa. Isso significa que cada pessoa que executa a atividade segue as mesmas instruções e procedimentos para realizar a tarefa.
Isso ajuda a garantir:
- Consistência;
- Redução de erros;
- Eficiência;
- Treinamento;
- Qualidade.
3. Monitoramento e controle
Outro aspecto vantajoso do mapeamento de processos está na facilidade para monitorar e controlar todas as atividades, possibilitando estabelecer uma melhoria contínua.
4. Gestão de riscos
O mapeamento de processos pode apoiar principalmente na parte ambiental, em que as empresas se preocupam com o cumprimento de prazos das licenças ambientais e atendimento das condicionantes. Tendo o processo de gestão de licenças, diminuímos o risco relacionado a descumprimento de prazos, e acarretamento de multas.
5. Otimização dos resultados
Por fim, outro benefício de mapear os processos está na otimização dos resultados. Quando a empresa detém o controle dos processos, torna possível a identificação de gargalos entre as atividades, setores, ferramentas etc. Além disso, com o conhecimento de todas as etapas do processo, pode-se implementar um controle de qualidade para garantir que os resultados estejam de acordo com as metas estabelecidas, sendo possível também geração de indicadores, planos de ação etc.
Por que é importante ter um mapeamento de processos na governança territorial?
O mapeamento de processos sob olhar da governança territorial é fundamental, pois permite integrar diversos setores e pessoas que devem estar envolvidos em diferentes momentos, dessa forma, é possível entregar controle, qualidade e confiabilidade sobre as informações/documentos utilizados durante todos os processos.
Com isso, já se torna evidente a necessidade da rastreabilidade das informações, adequações com normas LGPD, acesso ao histórico dos registros de toda a documentação e processos executados.
Não é possível realizar governança territorial sem um ambiente dedicado que possibilite realizar a troca de informações e de responsabilidades, acompanhamento de dashboards, geração de relatórios, acompanhamento de indicadores etc.
Portanto, no contexto da governança territorial, o mais importante é integrar as diferentes partes interessadas para alcançar objetivos comuns. A seguir, destacamos algumas razões da importância:
- facilita a integração das informações;
- possibilita gerenciar riscos e antecipar uma solução;
- diminuição de riscos com perdas de prazos e entrega de documentações;
- proporciona segurança para gestão interna de contratos e processos;
- disponibiliza informações confiáveis e atualizadas, conforme norma LGPD;
- garante agilidade e eficiência para tomar decisões;
- entrega a visão macro para gerir processos de governança territorial.
Se você tem interesse em conhecer melhor ferramentas que podem potencializar a sua gestão territorial, aproveite para ler o conteúdo: Monitore suas áreas com opções de software com georreferenciamento de imóveis rurais.
