A gestão do patrimônio imobiliário da empresa é uma tarefa complexa que exige uma organização eficiente e estratégica. Um sistema de gestão do patrimônio imobiliário pode ser uma solução eficaz para auxiliar na administração de imóveis e tornar todo o processo mais simples e eficiente.
A seguir, conheça as principais razões pelas quais adotar um sistema de gestão do patrimônio imobiliário pode ser uma excelente escolha para o seu negócio. Além disso, descubra quais as funcionalidades e tecnologias essenciais para buscar em um software de gestão.
As transformações e tendências do setor de patrimônio imobiliário
O setor de patrimônio imobiliário está em constante transformação, e essa evolução tem sido acelerada pela adoção de tecnologias digitais e a crescente preocupação com sustentabilidade e responsabilidade social.
Uma das principais tendências é a digitalização da gestão de imóveis, que permite a automação de processos, maior eficiência operacional e redução de custos. A tecnologia também permite o desenvolvimento de soluções mais sofisticadas para a análise de dados.
Nesse cenário, as empresas que querem se destacar e ganhar vantagem competitiva precisam se adaptar e investir em sistemas e softwares que apoiam a gestão do patrimônio imobiliário, como a 4 Asset, por exemplo.
Com as soluções propostas pela 4Asset, é possível tomar decisões com mais informações e estratégias, conquistando uma gestão centralizada e eficiente. Com isso, percebemos a tecnologia como uma tendência que vem transformando a gestão patrimonial.
Sistema de gestão do patrimônio imobiliário: realmente vale a pena adotar? Veja 5 motivos
Um sistema de gestão do patrimônio imobiliário oferece uma plataforma centralizada para gerenciar todas as informações e documentos relacionados a cada imóvel, tornando a gestão patrimonial mais eficiente, precisa e transparente.
Veja a seguir os principais motivos para apostar na tecnologia:
1. Processos assertivos com informações atualizadas
O sistema de gestão patrimonial é projetado para manter todas as informações importantes e documentos em um único local, atualizado em tempo real. Com isso, você tem acesso a informações precisas e atualizadas sobre cada imóvel, como a ocupação, manutenção, receitas e despesas.
O software também pode automatizar processos, tornando-os mais eficientes e reduzindo a probabilidade de erros humanos. Por exemplo, pode ajudar a gerenciar contratos de locação, automatizando processos como cobrança de aluguel, renovação de contratos e emissão de faturas.
Outro fator benéfico de usar o sistema é contar com relatórios e dados personalizados que permitem monitorar a saúde financeira de cada imóvel, além de tomar decisões com mais precisão e estratégia.
2. Facilita o acesso de forma remota
Hoje em dia, a tecnologia nos acompanha em todo lugar. Por isso, é essencial ter acesso aos dados a qualquer hora e em qualquer lugar. O sistema de gestão patrimonial da 4Asset, por exemplo, permite o acesso a informações e relatórios em tempo real, facilitando a tomada de decisões.
Com um sistema de gestão do patrimônio imobiliário, os gestores fundiários podem facilmente visualizar dados relevantes via aplicativo móvel.
3. Apoia a tomada de decisão
Com todas as informações e documentos relacionados a cada imóvel em um único local fica mais fácil para analisar as informações e tomar decisões estratégicas, identificando oportunidades de investimento e avaliando o potencial de cada imóvel.
Além disso, os dados gerados pelo sistema podem oferecer insights valiosos e relevantes para diminuir os impactos negativos, evitar riscos e definir ações mais eficientes nos processos internos.
4. Controle e segurança das informações
O sistema de gestão do patrimônio imobiliário da 4Asset, como exemplo, é protegido por medidas de segurança apropriadas, como criptografia e autenticação de usuário. Devem sempre estar em conformidade com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Também é possível ter controle total sobre as informações e documentos relacionados a cada imóvel, restringindo ou concedendo o acesso a usuários específicos, conforme necessário. Isso ajuda a proteger contra violações de segurança de dados e a garantir que as informações sejam acessadas e utilizadas apenas por pessoas autorizadas e de forma responsável.
5. Redução de custos
Ao gerenciar o patrimônio imobiliário de forma mais eficiente, as organizações podem reduzir custos associados a atrasos em pagamentos de taxas a tributos gerando multas, pagamento duplicados ou errados, por monitoramentos, problemas administrativos e judiciais gerados por invasões e entre outras despesas com locação.
Com o sistema, é possível gerenciar os riscos associados aos imóveis, evitando possíveis processos judiciais, multas e outras despesas indesejadas. A otimização dos custos ajuda a evitar retrabalhos e a tornar a alocação de recursos mais eficaz.
Leia também: Ativos Imobiliários: Gestão de tributos e passivos
5 boas práticas para a gestão do patrimônio imobiliário
Algumas boas práticas para a gestão do patrimônio imobiliário incluem:
1. Manter a documentação sempre atualizada
Isso ajuda a comprovar a legalidade da propriedade, permite um controle financeiro mais efetivo, além de facilitar as negociações de compra ou venda dos imóveis. É essencial que a documentação esteja organizada, acessível e centralizada em um único ambiente.
2. Contar com um planejamento estratégico
É importante ter uma estratégia clara para a gestão do patrimônio imobiliário, incluindo objetivos de longo prazo e metas específicas para cada propriedade. A estratégia deve levar em consideração fatores como localização, valor de mercado, condições de manutenção e possíveis riscos.
3. Acompanhar métricas de desempenho
Outra prática essencial é o monitoramento regular do desempenho das propriedades em relação às metas estabelecidas. Desse modo, é válido avaliar, por exemplo, a taxa de ocupação, a eficiência operacional e outros indicadores relevantes.
Com base nessas informações, é possível identificar oportunidades de melhoria e tomar medidas para aumentar o retorno sobre o investimento.
4. Apostar na integração dos processos
Para garantir uma gestão eficiente, é essencial que os processos estejam integrados, algo que acontece com o uso de um sistema adequado. Assim, é possível ter uma visão mais ampla do patrimônio imobiliário e tomar decisões mais assertivas e ágeis.
5. Estar sempre monitorando para atendimento da legislação
Por fim, manter a gestão patrimonial exige um monitoramento constante para garantir a conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis. Através de um sistema é possível fazer monitoramento das condicionantes ambientais, por exemplo.
Como escolher um sistema de gestão do patrimônio?
Agora que já esclarecemos as vantagens de um sistema de gestão patrimonial, você deve saber quais as tecnologias e funcionalidades essenciais para se buscar em um software, afinal, ele deve ser projetado para atender as demandas do setor.
Confira a seguir o que buscar em um sistema:
Workflow
O workflow, ou fluxo de trabalho, em um sistema de gestão permite um trabalho mais colaborativo em que todos os passos do processo são organizados e destinados às pessoas corretas. Além disso, é possível integrar com quaisquer sistemas de mercado, como soluções de ERP, GED, sistemas jurídicos, entre outros.
Cálculos, atualizações e análises podem ser automatizadas pelo sistema, tornando o trabalho muito mais ágil e focado. Com isso, ninguém precisa perder tempo com tarefas manuais, se preocupando apenas em acompanhar o monitoramento e garantir a melhor tomada de decisões.
Versão mobile
Uma das funcionalidades necessárias é a usabilidade remota, afinal, a equipe de campo precisa ter acesso ao sistema para fazer registros de fotos, comentários e garantir a comparação e verificação de incidentes necessários.
Trata-se de uma opção que facilita todo o trabalho, especialmente quando há localização automática da propriedade com GPS, o que facilita o cadastro inicial, por exemplo. Por outro lado, também pode ser útil para compartilhar com fornecedores que podem inserir as informações diretamente no sistema.
Analytics
Já vimos que o monitoramento e a análise de dados é fundamental, portanto, não há como um sistema funcionar adequadamente sem um BI. São as informações geradas no sistema que contribuem para tomada de decisões estratégicas em tempo real.
Georreferenciamento
O georreferenciamento é uma atividade prevista em lei para a regularização do imóvel rural, porém também é importante ter o posicionamento geográfico de imóveis urbanos. Para isso, é necessário ir ao campo para gerar o memorial descritivo da área e conseguir a regularização no INCRA.
Sistemas de alertas
Para evitar atrasos e erros, o sistema pode ser programado para emitir alertas sobre vencimento de prazos, monitoramento de áreas por satélites e diversos outros lembretes. Assim, é possível seguir os prazos e agir com rapidez no caso de detecção de padrões diferentes na propriedade.
Anexar fotos, arquivos e documentos
A praticidade de incluir fotos, arquivos e outros documentos no sistema, garante informações mais completas para acompanhamento, especialmente nas visitas no campo. Dessa maneira, a equipe pode registrar tudo o que for necessário para a gestão.
Visualização e gestão de todos os empreendimentos
Um sistema de gestão do patrimônio imobiliário permite que você tenha total controle da quantidade de empreendimentos existentes, assim como o status de cada um deles. O fluxo de informações fica organizado e centralizado em um único lugar, sem a complicação de e-mails ou planilhas.
Integração das informações
Se você já usa outros sistemas corporativos é essencial que o software de gestão do patrimônio imobiliária possa ser integrado, conectando todas as informações e processos para que a tomada de decisões não sofra com ruídos de comunicação.
Gestão de contratos e documentação
Com toda a integralidade e automatização oferecida pelo sistema, a gestão dos contratos passa a ser mais precisa e organizada. Com notificações, relatórios financeiros e agendamentos de pagamentos todo o processo se torna mais conciso e eficiente.
A solução da 4Asset é um exemplo de sistema que oferece todas essas funcionalidades, simplificando a rotina completa de gestão imobiliária. Para conhecer mais sobre a solução, saiba como monitorar suas áreas com opções de software com georreferenciamento de imóveis rurais.
