Gerenciar dados de arrendamento rural é uma tarefa complexa, tendo em vista as diversas fases envolvidas nesse processo desde a prospecção do terreno, passando pela negociação até a colheita em si.
Na originação das usinas de cana, o processo de arrendamento leva em média cinco anos. O período de colheita, por sua vez, é curto, durando apenas alguns meses. Nesse sentido, fazer uma gestão efetiva dos dados de arrendamento ajuda a encurtar esse percurso, conectando todos os envolvidos para que o fluxo de informações do projeto se mantenha ágil e confiável.
A tecnologia é uma grande aliada nesse processo, pois graças aos dispositivos digitais é possível unificar a base de dados da operação e fundamentar com mais assertividade o contrato de arrendamento. Quer saber como? É só continuar a leitura!
Principais desafios na gestão de dados de arrendamentos do setor canavieiro
O principal desafio da gestão de dados de arrendamento no setor canavieiro é a extensão desse processo. Normalmente, a originação das usinas de cana envolve quatro passos básicos:
- Busca de ativos de imóveis para áreas de plantio;
- Preparação do solo e execução do plantio em si;
- Colheita dos insumos e reparação dos terrenos;
- Renovação do contrato de arrendamento.
O fluxo de informações ao longo dessas etapas é intenso, especialmente na primeira fase, em que ocorrem as negociações e fechamentos dos contratos. Garantir uma gestão de dados adequada desde esse primeiro passo é essencial para manter o controle das operações e, consequentemente, garantir um projeto bem executado.
Os principais desafios envolvidos no processo de arrendamento para usinas de cana são os seguintes:
Controle das informações
Um contrato de arrendamento rural envolve uma série de informações detalhadas, como as pessoas com quem se estabeleceu o diálogo, quando essas conversas ocorreram, quais foram os temas abordados em cada encontro etc.
Todos esses dados de arrendamento “norteiam” o processo e acabam ficando sob a responsabilidade do colaborador que está encarregado da negociação. Centralizar essas informações é fundamental para a fluidez e segurança do processo.
Caso contrário, em uma situação na qual o colaborador se desliga da empresa, por exemplo, perde-se todo o progresso da negociação por falta de controle e registro das informações.
Centralização dos dados
Centralizar a base de dados da operação também é fundamental para otimizar o dia a dia dos demais colaboradores envolvidos no processo de originação das usinas de cana. Especialmente no caso de empresas que possuem várias propriedades arrendadas, lidar com esse fluxo de dados é ainda mais desafiador.
Afinal, o volume de informações relevantes é grande, como os termos do contrato, data de início e término das operações, além dos dados do arrendamento em si, como o tamanho e a situação da propriedade.
Como são muitos os setores envolvidos nesse processo, é comum que os dados de arrendamento estejam dispersos em diferentes dispositivos: contratos impressos, planilhas eletrônicas, sistemas de gestão agrícola, entre outros.
Nesse sentido, contar com uma plataforma que unifique e centralize todas essas informações faz muita diferença na condução do processo, evitando perda de registros importantes e, sobretudo, dando mais confiabilidade ao processo de originação.
Entenda como a tecnologia ajuda a integrar os diversos setores em um processo de originação e veja como manter esses departamentos sempre alinhados.
Como um software especializado pode garantir a transparência e a atualização dos dados em tempo real?
Automatizar o processo de gestão de dados de arrendamento contribui bastante para o sucesso da operação, além de facilitar o trabalho das equipes, tornando menos complexas as etapas da originação.
Com um software especializado nesse segmento, os gestores garantem também a transparência do processo e a atualização do banco de dados em tempo real. Entenda como esse tipo de ferramenta pode te ajudar:
Armazenando o histórico de prospecção
A prospecção é uma das etapas que mais gera informações em um contrato de arrendamento rural. Afinal, a busca por ativos imóveis e áreas de plantio acumula muitos dados relevantes para a negociação.
Quando as equipes responsáveis contam com o suporte de um software especializado, é possível registrar todos esse histórico de prospecção com agilidade e confiabilidade em uma plataforma centralizada.
Isso é muito importante até mesmo depois que o contrato de arrendamento já foi cumprido, pois gera indicadores valiosos para que os gestores possam avaliar o desempenho da operação e, assim, propor a renovação dos contratos a partir de um histórico bem fundamentado.
Unificando dados em uma base integrada
Já falamos anteriormente sobre a importância de unificar e centralizar os registros ao longo de todo o processo de originação das usinas de cana. É esse histórico que vai manter as equipes resguardadas caso surja alguma inconsistência durante o processo.
Quando os dados do arrendamento estão centralizados na base única de um software especializado, evita-se que informações conflitantes possam gerar não conformidades e outros problemas para o empreendimento.
Conectando diferentes áreas e processos
Como dissemos, os processos de originação nas usinas de cana são complexos e longos, pois envolvem muitas etapas desde a prospecção até a renovação dos contratos de arrendamento.
Nesse sentido, ter o auxílio de um software nas diversas etapas do processo faz toda a diferença porque mantém as equipes sempre alinhadas e por dentro do fluxo de informações da operação, já que os dados são atualizados pelo software em tempo real.
Além disso, todos os membros autorizados têm fácil acesso à plataforma, de modo que cada colaborador pode acessar o processo que mais interessa para a sua área/atividade. Assim, todo o projeto se mantém integrado, transparente e confiável.
Conheça o software da 4Asset
As soluções da 4Asset trazem todos os benefícios que citamos no tópico anterior, automatizando processos complexos para que a gestão dos dados de arrendamento fique mais ágil e assertiva. A 4Asset oferece soluções sob medida para a sua empresa e que se aplicam em todas as fases do ciclo de vida do seu projeto.
Além disso, as soluções se integram facilmente a outros dispositivos e softwares de gestão agrícola para que os gestores tenham total controle sobre as operações mais complexas. A base de dados dos dispositivos pode ser acessada do campo, através de dispositivos móveis, ou do escritório, conforme a rotina das equipes.
A ferramenta também permite construir relatórios personalizados para fundamentar as operações com indicadores sólidos, englobando desde a prospecção do contrato de arrendamento até a renovação da proposta. Isso é essencial para reduzir o tempo de negociação e ganhar agilidade na execução do projeto, mantendo os prazos em dia.
Gostou da ideia e quer otimizar o seu processo de gestão de dados de arrendamento? Fale com um consultor 4Asset e veja como podemos ajudar.
