Empresas que atuam em setores como extração e transporte de minério, energia e oléo e gás precisam de uma gestão de ativos imobiliários completa e eficaz. Imagine uma organização com quase 20 mil propriedades e terrenos gerenciando todos os processos apenas em planilhas. A chance de haver perda de informações ou de prazos é muito grande.
Para gerir esses ativos imobiliários com total controle, integração e rastreabilidade de dados, uma empresa com processos complexos pode contar com a solução da 4Asset. A seguir, conheça mais detalhes sobre como essa parceria é vantajosa e entenda todos os ganhos obtidos com a 4Asset.
Conheça as soluções da 4Asset!
Os desafios da gestão de ativos imobiliários em planilhas
Imagine uma empresa com uma gestão de ativos imobiliários com 18 mil terrenos e edificações espalhados por todo o território brasileiro. Com uma cadeia fundiária tão extensa e o alto volume de negociações imobiliárias, torna-se imprescindível uma gestão eficiente, precisa e integrada. É justamente por isso esta empresa investiu em inovação e apostou na solução da 4Asset.
Antes da 4Asset, essa operação enfrentava desafios como a despadronização e a falta de histórico das informações, visto que cada analista tratava os dados de uma forma específica e particular. O controle era realizado em planilhas, o que impedia a integração de dados e geração de relatórios e indicadores em tempo real, perdia-se informações e prazos, tornando o controle pouco profissional.
Além disso, a falta de um processo padronizado impedia a rastreabilidade dos dados, fator essencial para garantir a praticidade e facilitar o acesso às informações dos ativos quando necessário. Isso prejudicava situações como as auditorias, por exemplo.
Em resumo, os principais motivos que levaram a empresa a buscar uma solução para gerenciar ativos imobiliários foram:
- Controle realizado em planilhas;
- Despadronização de informações;
- Falta de organização e rastreabilidade;
- Falta de informações atualizadas para auditorias;
- Evidências para metas não confiáveis;
- Processos sem documentação vinculada.
Como a solução da 4Asset é usada para automatizar e otimizar processos
A área de gestão de ativos imobiliários em empresas com processos complexos geralmente é responsável pelos processos de aquisição, alienação e regularização fundiária e de edificação. Customizado para atender as necessidades e ao nível de complexidade, o sistema da 4Asset permite que essa área faça a tramitação de todos os processos de forma ágil e eficiente.
Com isso, a 4Asset contribui para gerenciar toda a variedade de processos da empresa que envolve, por exemplo, a gestão documental de propriedades e edificações, negociações comerciais de aquisição e alienação, processos de regularização, pagamentos, ordens de serviços relacionadas, entre outros.
O processo de implantação da solução inicia com a gestão documental. A partir disso, são criados fluxos parametrizáveis para acompanhar todos os processos e ordens de serviços.
Com o sistema, a empresa realiza toda a gestão das propriedades, o que inclui o cadastro dos imóveis e processos relacionados, como controle de ações judiciais, doação de imóveis e ordens de serviço de regularização. Na parte de gestão de ordens de serviços, todas as informações de georreferenciamento, topografia, avaliação imobiliária e dossiê documental ficam vinculadas aos imóveis.
Já na gestão de edificações há o controle documental e de regularização, como Habite-se, AVCB e alvarás de funcionamento.
Outros processos geridos no sistema da 4Asset envolvem aquisição, aluguel, receita e pagamentos de taxas. Todos os registros, contatos e informações ficam vinculados à propriedade e à edificação, facilitando a rastreabilidade de dados. Além disso, é possível parametrizar a visualização e edição de cada documento.
A solução também automatiza os processos de projetos, regulação, direito minerário, gestão de manifestações (quando alguém solicita algum tipo de reparação) e faixa de domínio das ferrovias.
Na gestão de faixas de domínio, por exemplo, é possível cadastrar, georreferenciar e monitorar qualquer ocorrência na solução da 4Asset. Todo o fluxo de identificação de invasão, acesso à comunidade, ajuizamento e cercamento é previsto no processo, dependendo de cada demanda de invasão.
No que diz respeito a personalização do sistema, a empresa tem facilidade para criar os fluxos e desenhar os processos dentro do sistema. Essa facilidade gera autonomia para incluir novos processos no sistema e atualizá-los sempre que necessário, de acordo com novas normas regulatórias ou procedimentos internos.
Além disso, a empresa conta com apoio e suporte contínuo oferecido pela equipe da 4Asset para ajudar na implementação e automação dos processos para torná-los mais ágeis e eficientes.
Os benefícios que a automação de processos gera para a gestão de ativos imobiliários
Entre os ganhos com a gestão de ativos imobiliários com a 4Asset está a organização dos dados, garantindo uma única base para consultar o histórico dos processos com segurança e confiabilidade. A ferramenta permite consultar, por exemplo, quem cadastrou, quem aprovou e qual foi o processo de cada ativo.
Outro ganho que garante maior eficiência operacional envolve a substituição de planilhas e eliminação de dependência de controles individuais. Isso permite a centralização das informações, além da retenção de conhecimento mesmo que ocorram mudanças nas equipes ou rotatividade de funcionários.
Ainda na eficiência operacional, o sistema possibilita a parametrização de fluxos para aprovação em níveis. Isso agiliza o processo de aprovação de demandas que precisam ser avaliadas por diferentes instâncias, além de registrar o histórico, fundamental para auditorias.
A rastreabilidade dos dados também é um benefício fundamental. Ao usar o sistema, a empresa consegue vincular todas as informações das propriedades e acessá-las com facilidade, evitando erros e retrabalhos.
Ao fornecer uma visão transparente e estruturada dos ativos da organização, a solução de gestão de ativos imobiliários contribui significativamente para a confiabilidade das auditorias, fornecendo dados precisos e confiáveis que podem ser acessados por meio de relatórios personalizados.
Todos esses ganhos são resultados da adoção de uma solução especialista em processos de setores complexos, como mineração, energia e óleo e gás. Agora que você conheceu o potencial da 4Asset, quer saber o que podemos fazer por seus empreendimentos? Fale com um consultor!
