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Com a solução da 4Asset, uma das maiores empresas de energia da América Latina, com subsidiária no Nordeste, obteve uma melhora significativa na gestão de seus processos territoriais em um curto período. Em apenas 6 meses de uso, conseguiram gerenciar melhor a documentação dos imóveis e antecipar o pagamento de IPTU, gerando uma economia de quase 8 milhões de reais.
Além da redução de custos e controle das informações, a empresa aponta outros benefícios como a parametrização e customização da plataforma e a facilidade de acessar e gerenciar as informações dos imóveis. Através do Specifor On Premise é possível monitorar os imóveis, identificar a quantidade exata e tomar decisões mais assertivas.
A seguir, entenda como foi possível chegar nesses resultados. Boa leitura!
Introdução
Com décadas de história e um enorme portfólio de imóveis para gerir, a empresa identificou a necessidade de um diagnóstico dos bens patrimoniais. O grande desafio estava na triagem dos imóveis, visto que diversas áreas da empresa organizavam o processo, sem qualquer padronização.
Isso acontecia na contabilidade, nas regionais, no jurídico e isso dificultava o controle aprofundado dos imóveis administrativos e operacionais, e da governança como um todo.
Para contar detalhes dessa parceria, ouvimos profissionais na área de gestão do acervo imobiliário, que compartilharam o cenário antes e após adotar a solução da 4Asset.
Desafios iniciais
- Identificar e fazer a triagem dos imóveis disponíveis
- Criar uma padronização dos processos de gestão patrimonial
- Controle quantitativo dos imóveis administrativos e operacionais
- Ter um acesso fácil e claro das informações
- Garantir credibilidade e confiabilidade na obtenção das informações
Necessidades
A companhia precisava de uma solução tecnológica que ajudasse na gestão imobiliária, permitindo o cadastro e a gestão das obrigações dos imóveis. Além disso, era necessário desenvolver e acompanhar planos de regularização, desmobilização e a gestão de imóveis arrendados, disponíveis nos complexos de energia renovável da empresa.
Outro gargalo da empresa são as ocupações irregulares em que precisavam conhecer a realidade atual das faixas de servidão, identificar o processo de ocupação para sequenciar a ação judicial de reintegração de posse.
Basicamente, era necessário fazer um monitoramento pormenorizado do controle de invasões e fazer a vinculação com outros processos envolvidos.
Etapas do Projeto
Primeira etapa: cadastrar e desenvolver o fluxo dos processos padronizados integrando as informações para acesso de todas as áreas da empresa.
Segunda etapa: realizar o diagnóstico patrimonial para trabalhar a regularização dos imóveis que fossem detectados e lançados dentro do sistema.
Terceira etapa: definição de planos de regularização e monitoramento dos imóveis para garantir o serviço de regularização dos imóveis.
Tanto a segunda quanto a terceira etapa do projeto foram realizadas em conjunto com o trabalho da nossa empresa parceira, VisãoGeo — especialistas em serviços relacionados a regularização e gestão fundiária.
De acordo com os profissionais ouvidos, um dos grandes ganhos que o sistema proporciona é a parametrização, com possibilidade de desenvolvimento de todos os módulos de acordo com os padrões da companhia. Assim, é possível estruturar o workflow do processo, com outras áreas envolvidas, como a área do jurídico e a área de georreferenciamento.
Benefícios
A empresa não demorou para perceber uma melhora significativa na gestão dos processos, em especial dos bens inservíveis.
Com o controle minucioso e a clareza das informações proporcionadas pela plataforma, ficou mais fácil identificar os imóveis passíveis de venda. Como consequência, houve receita com a desmobilização desses ativos, gerando um incremento no fluxo de caixa da empresa.
Outro benefício importante está relacionado ao controle do pagamento de obrigações, taxas e tributos que passam a ser feito com muito mais facilidade e praticidade, evitando atrasos, multas e juros.
Era frequente a equipe receber alguma notificação da prefeitura em relação ao débito com alguns imóveis a respeito de ITBI, IPTU, taxa de fiscalização de funcionamento. E com o On Premise, o controle está sendo feito de forma mais próxima da realidade e permitindo, inclusive, ganho de receita.
Entre os benefícios observados, podemos citar:
- Melhor gestão do processo de alienação
- Receita com a desmobilização de ativos não operacionais
- Eficiência na execução dos planos de regularização
- Gestão das ocupações irregulares
- Controle sobre pagamento de obrigações, taxas e tributos
- Redução de custos
- Obtenção de dados em tempo real
Resultados
Entre os principais resultados apontados pela empresa está o controle da gestão documental, que permite acompanhar todo o fluxo de regularização em um único lugar, e a economia com os custos de IPTU.
Antes, os processos eram acompanhados por planilhas e envio de e-mails, o que tornava muito fácil perder as informações e dificultar a demanda, assim como atrasar os pagamentos.
Com a 4Asset, o envolvimento de todas as áreas é integrado, possibilitando identificar o que foi feito e quem é o responsável por cada ação. Isso gera agilidade nos processos e um controle que desencadeia em redução de custos.
Resultados em 6 meses:
- Cadastro das propriedades: aproximadamente 4.000 imóveis
- Antecipação de pagamentos e redução de juros: economia de quase 8 milhões referente ao IPTU
- Controle de inspeções remoto: equipe de campo insere dados direto na plataforma via mobile
O Specifor On Premise da 4Asset trouxe ganhos significativos para a empresa, contribuindo para a gestão do patrimônio imobiliário, fundiário, socioambiental e regulatório. Para conhecer mais detalhes sobre a ferramenta e melhorar a sua governança territorial, entre em contato conosco!
