A regularização fundiária em grandes empreendimentos é um processo desafiador. Empresas com inúmeros ativos frequentemente enfrentam dificuldades na gestão das milhares de propriedades envolvidas, normalmente com dados sendo controlados através do uso contínuo de planilhas diversas e dispersas e não integradas entre os setores da organização.
Isso pode gerar inconsistências, como a falta de sincronização entre informações fundiárias, ambientais e contábeis, o que dificulta a regularização eficiente e afeta diretamente a governança do empreendimento.
Por exemplo, um imóvel invadido pode ter suas informações incompletas no setor responsável pelo tema na organização, mas bem detalhadas em outro setor, tornando os processos de reintegração de posse e regularização bastante complicados.
Para enfrentar essas questões, é essencial que as organizações adotem uma solução de governança fundiária, que automatize as operações e centralize todas as informações. Com a automação o controle eficiente dos ativos imobiliários se dá de forma simples e eficiente, propiciando uma visão clara através da geração automatizada de indicadores e relatórios em tempo real.
Neste artigo, saiba como aumentar a eficiência da gestão fundiária e conheça os 4 pontos principais para se ter atenção ao escolher uma solução de gerenciamento para essa finalidade. Confira!
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A importância da regularização fundiária em grandes empreendimentos
O processo de regularização fundiária é importante para grandes empreendimentos de setores como energia e mineração, garantindo que as áreas e ativos estejam formalmente registrados e legalmente reconhecidos.
Esse procedimento vai além de assegurar a posse de um imóvel, pois permite que as empresas obtenham documentos primordiais, como por exemplo, o Registro Geral do Imóvel (RGI), o Cadastro Ambiental Rural (CAR), o que são indispensáveis para cumprir exigências ambientais e legais.
A regularização de ativos possibilita que a empresa utilize esses bens como garantias em financiamentos bancários ou empréstimos para novos projetos, além de facilitar a venda de áreas inservíveis, como por exemplo terrenos parcialmente utilizados por subestações de energia.
Além disso, a regularização fundiária oferece proteção jurídica onde, em casos de invasão, a corporação pode comprovar judicialmente a titularidade da área, o que é necessário para defender seus direitos de propriedade.
Sem a regularização, o processo de defesa se torna mais complicado e demorado, comprometendo a segurança do empreendimento. Portanto, assegurar que todos os ativos estejam regularizados mantém a flexibilidade financeira e protege os investimentos da organização em diversos cenários.
Os desafios da regularização fundiária em empreendimentos de setores complexos
Gerenciar processos de regularização fundiária em grandes empresas apresenta diversos desafios, especialmente quando essas operações dependem de ferramentas inadequadas como planilhas.
Em uma corporação que gerencia milhares de ativos, por exemplo, controlar informações sobre 10 mil propriedades em uma planilha é inviável. A gestão manual dificulta a atualização em tempo real, além de gerar riscos de erro humano.
Por exemplo, a equipe de regularização pode manter sua planilha atualizada, mas se distintas áreas usam outras para os mesmos ativos, a inconsistência entre dados pode comprometer a confiabilidade do processo.
Um cenário em que um ativo foi desmembrado e sua nova matrícula não foi atualizada nas planilhas de todos os setores envolvidos, resulta em possíveis falhas na regularização.
Outro desafio é a perda de controle sobre prazos críticos. A regularização fundiária envolve diversas etapas e documentações, com datas que, se perdidas, podem acarretar multas ou complicações legais.
Quando essa operação é gerida por planilhas, que não oferecem alertas automáticos ou indicadores precisos, o risco de vencimento de datas aumenta consideravelmente.
Além disso, o controle à distância de áreas dispersas, como em setores de energia ou mineração, torna o uso de planilhas ainda mais problemático.
A falta de uma solução centralizada dificulta a comunicação entre colaboradores, levando a inconsistências e erros frequentes, como o exemplo clássico de duas pessoas editando o mesmo documento sem saber, o que pode resultar em dados conflitantes e a perda de informações importantes.
Como aumentar a eficiência da gestão fundiária
A automação de processos surge como uma alternativa eficaz para enfrentar os desafios da gestão de regularização fundiária, substituindo ferramentas como planilhas por soluções integradas e inteligentes.
O uso de uma solução para automatizar as operações, propicia que todas as informações sobre os ativos são armazenadas e gerenciadas em uma única plataforma, garantindo que os dados estejam sempre precisos, atualizados e acessíveis a todos os envolvidos.
Além disso, a automação permite configurar alertas automáticos para prazos importantes, evitando multas ou complicações jurídicas, além de controlar todas as atividades e tarefas do dia a dia dos profissionais envolvidos nos processos automatizados.
Com relatórios gerados em tempo real e indicadores claros, a equipe operacional pode monitorar o andamento das regularizações de forma mais ágil, liberando tempo para se concentrar em tarefas mais estratégicas e as lideranças envolvidas podem tomar decisões em tempo real.
O uso de automação também traz benefícios diretos para a gestão de ativos imobiliários, como a análise de oportunidades de geração de renda.
Por exemplo, ativos inservíveis, que não estão sendo utilizados pela empresa, podem ser facilmente identificados, regularizados e colocados à venda.
Uma solução automatizada facilita o controle de matrículas, desmembramento de áreas e a avaliação das melhores formas de otimizar esses ativos.
Dessa forma, a organização aumenta os seus recursos e também assegura ações mais produtivas, utilizando a tecnologia para transformar dados em decisões estratégicas.
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5 pontos para avaliar na hora de escolher uma solução de gestão fundiária
Uma solução para a gestão de regularização fundiária precisa garantir controle eficiente e acompanhamento detalhado de todas as etapas do processo, proporcionando visibilidade em tempo real e assegurando uma gestão ágil e precisa.
Ela também deve ser adaptável a diferentes cenários operacionais, atender tanto a ativos em aquisição quanto àqueles já consolidados, e oferecer suporte para uma governança sociopatrimonial robusta.
Ao investir em uma solução de gestão fundiária, também é preciso estar atento às funcionalidades. A seguir, listamos os 4 pontos primordiais ao escolher essa tecnologia para o seu negócio.
1. Facilidade para criar formulários
Esse recurso permite que as empresas ajustem suas necessidades de coleta e organização de dados sem depender de desenvolvimentos externos ou altos custos adicionais.
Com essa flexibilidade, a equipe consegue adaptar a solução rapidamente às mudanças nas operações ou demandas específicas de cada projeto.
Além disso, essa autonomia reduz a necessidade de contratar serviços técnicos para atualizações e ajustes, otimizando o tempo e os recursos organizacionais.
2. Geração automática de indicadores e relatórios
A geração automática de indicadores e relatórios simplifica o processo de coleta e análise de dados, facilitando a tomada de decisão.
Com essa funcionalidade, é possível gerar indicadores e relatórios específicos, com base nos dados cadastrados em cada processo. Isso otimiza o tempo da equipe, que passa a criar relatórios com apenas alguns cliques e em minutos.
Uma solução que automatiza indicadores e relatórios oferece dados precisos em tempo real para que a gestão possa controlar melhor os ativos fundiários, identificando gargalos e tomando decisões mais efetivas.
3. Capacidade de integração
A integração com soluções de mercado, como ERPs, GEDs, sistemas Jurídicos, permite complementar funcionalidades que esses sistemas tradicionais não oferecem.
Embora os ERPs sejam eficazes no gerenciamento financeiro e contábil de ativos, eles não cobrem todos os aspectos da regularização fundiária, entregando soluções quase que exclusivamente de cadastro.
Uma solução especializada com alta capacidade de integração, possibilita o controle total de ativos, desde a aquisição até a gestão contínua, gerindo todos os processos, dados e informações de forma automatizada.
Assim, é possível ter uma visão completa do patrimônio, superando as limitações dos sistemas genéricos e garantindo que a gestão fundiária seja conduzida de maneira mais estratégica e integrada.
4. Solução corporativa e integrada
Uma solução corporativa abrange não apenas os processos de gestão fundiária, mas todo o ciclo de vida do empreendimento no que se refere à governança territorial.
Em corporações que operam sem uma solução integrada, diferentes departamentos frequentemente gerenciam o mesmo ativo em planilhas isoladas, como contabilidade, fundiário, ambiental, social, regulatório, sem comunicação entre si.
Isso gera inconsistências nos dados e dificulta a obtenção de uma visão unificada. Uma solução corporativa automatiza e centraliza todas as informações, permitindo que todos os setores envolvidos no empreendimento trabalhem com dados precisos e em tempo real.
Com isso, otimiza-se a tomada de decisões, melhora a governança e assegura que os ativos sejam geridos de maneira rápida e estratégica em todas as fases do projeto.
5. Acesso mobile
Essa funcionalidade é fundamental para que os profissionais de campo possam incluir atualizações e informações coletadas durante inspeções de campo diretamente na solução. Usando um dispositivo móvel, como celular ou tablet, é possível atualizar os dados em tempo real.
Além do acesso mobile, é importante que a solução escolhida funcione offline, isso porque muitas áreas não têm conexão com a internet. Assim, é possível garantir que as informações de cada ativo cadastradas na solução estarão atualizadas.
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