A gestão de contratos de arrendamento em empresas com processos complexos, como o setor de energia e mineração, enfrenta desafios significativos. Alto volume de dados, informações sensíveis, contratos com diferentes prazos e ajustados por diferentes índices são alguns exemplos.
Fazer a gestão em planilhas pode gerar inconsistências nas informações, perda de prazos, atrasos nos pagamentos, entre outros problemas.
A automação de processos surge como uma solução ágil para evitar esses riscos, permitindo maior controle, integração de dados e tomada de decisões mais rápidas e precisas.
Neste artigo, conheça os principais problemas que a gestão de contratos de arrendamento em planilhas pode causar e saiba como escolher a solução ideal para gerenciar contratos e pagamentos. Confira!
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5 problemas que a gestão de contratos de arrendamento em planilhas pode causar
Uma gestão de contratos de arrendamento eficiente em empresas de mineração e energia vai muito além do controle das datas de pagamentos. São vários os processos envolvidos nessa gestão: renovação de contratos, conferência de valores, comunicação com proprietários, entre outros.
Quando bem feita, a gestão dos contratos de arrendamento é uma área estratégica para a empresa e pode trazer, inclusive, novas oportunidades de negócio. Porém, quando a gestão é ineficiente, os problemas vão muito além de atrasos e multas, podendo afetar a sustentabilidade financeira do negócio.
A seguir, listamos os 5 principais que a gestão de contratos de arrendamento em planilhas pode causar:
Perda de oportunidades e novos negócios
A dispersão de dados e atualizações manuais dificultam a identificação de ativos subutilizados ou novas oportunidades de investimento, impedindo decisões ágeis e colocando o negócio em uma estratégia competitiva, prejudicando seu crescimento.
A automação financeira soluciona essa questão, permitindo detectar rapidamente oportunidades e planejar novos negócios de forma ágil.
Impacto negativo no caixa da empresa
A gestão de contratos de arrendamento por meio de planilhas pode tornar o controle de entradas e saídas mais complexo e sujeito a erros.
A atualização manual de informações leva a falhas como pagamentos duplicados, esquecidos ou imprecisos, além de erros na previsão do fluxo de caixa, ou que resultem em falta de liquidez.
Essa situação compromete a capacidade do negócio de cumprir compromissos financeiros e realizar investimentos importantes. A automação financeira resolve essas questões, fornecendo um controle mais preciso, ágil e integrado.
Aumento insustentável de dívidas
A gestão de contratos de arrendamento em planilhas pode contribuir para o aumento de dívidas, pois a falta de controle e visibilidade detalhada dificulta o acompanhamento das obrigações financeiras. Sem um monitoramento eficaz, é fácil que prazos de pagamento sejam esquecidos ou comprometidos.
A falta de uma visão integrada pode levar a decisões erradas, como o endividamento excessivo para cobrir déficits temporários, criando um ciclo de dívidas que pode se tornar difícil de gerenciar.
Investimentos ineficazes
Sem uma visão clara da rentabilidade e dos custos envolvidos, a organização pode alocar recursos em projetos pouco viáveis ou de baixo retorno.
A falta de integração entre setores também dificulta a identificação de investimentos estratégicos, resultando em decisões baseadas em informações desatualizadas ou incompletas.
Erros manuais e a falta de previsibilidade financeira aumentam a chance de alocação inadequada de capital. A automação da gestão de contratos de arrendamento possibilita decisões mais assertivas e investimentos mais estratégicos.
Vulnerabilidade a crises econômicas
Sem um controle rápido, a empresa pode não identificar riscos com antecedência, comprometendo sua capacidade de adaptação. A falta de previsibilidade no fluxo de caixa e nos custos operacionais limita a tomada de decisões estratégicas em momentos de instabilidade.
Falhas manuais e informações descentralizadas dificultam ajustes financeiros ágeis, aumentando o impacto da crise. Corporações sem um planejamento sólido podem enfrentar cortes emergenciais e dificuldades para manter operações.
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Como melhorar a gestão de contratos de arrendamento em empresas com processos complexos
A automação é importante para melhorar a gestão de contratos de arrendamento em organizações com operações complexas, especialmente no controle de contratos e pagamentos. Automatizar esses processos reduz erros manuais, evita a perda de prazos e melhora a agilidade operacional.
Além disso, ter acesso a indicadores precisos auxilia na tomada de decisões, garantindo uma visão clara da saúde financeira do negócio.
Com uma solução completa de automação, a empresa assegura informações atualizadas e cumprimentos de prazo e também gera relatórios detalhados com rapidez.
Assim, a equipe financeira direciona seu tempo para tarefas mais estratégicas, aumentando a produtividade e contribuindo para o crescimento organizacional.
Como escolher a solução ideal para a gestão de contratos e pagamentos
Ao escolher uma solução para a gestão de contratos e pagamentos, ela deve ser mais que uma simples automação de processos financeiros.
A ferramenta precisa ser completa tanto em funcionalidades quanto em áreas abrangidas, oferecendo recursos como a criação de formulários personalizados, integração com outras soluções, como ERPs, e a geração de indicadores e relatórios para embasar decisões.
Além disso, a solução deve permitir o gerenciamento de áreas correlatas, como fundiária, socioambiental e regulatória, mantendo uma visão unificada e maior eficiência operacional.
Com uma plataforma robusta e integrada, a corporação melhora o controle sobre suas operações, reduz riscos e otimiza o trabalho da equipe.
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