A gestão de documentos para auditorias é uma prática que vem ganhando cada vez mais adeptos, principalmente entre as empresas de grande porte e órgãos governamentais. Na maior parte dos casos, a motivação vem da percepção de que com uma gestão profissionalizada de documentos é possível obter vários benefícios e evitar uma série de problemas com auditorias, sejam elas ambientais, fiscais ou trabalhistas.
Contudo, é preciso ter cuidado para diferenciar uma gestão de documentos profissional e o que simplesmente são as atividades rotineiras de organização de documentos e informações.
Se você acredita que a sua empresa pode obter vantagens adotando uma gestão de documentos profissional, não saia agora. A seguir, explicamos o que exatamente é a gestão de documentos para auditorias, quais são os seus principais benefícios e como implementar na sua empresa!
O que é a gestão de documentos para auditorias?
Antigamente a gestão de documentos se resumia a uma atividade trivial de armazenamento de dados e informações. No entanto, hoje, devido ao enorme crescimento do fluxo de informações, ela passou a ser uma engrenagem central do funcionamento das empresas e organizações.
Compreender essa transformação não é difícil. Afinal, na medida em que o acesso a um documento e suas informações pode ser extremamente importante para vários setores de uma empresa, a organização e o fluxo de distribuição dos documentos se torna uma engrenagem central para o bom desenvolvimento das atividades.
Assim, atualmente, a principal preocupação da gestão de documentos reside em facilitar o arquivamento, bem como a consulta e o manuseio de documentos e suas informações mais pertinentes.
De forma mais específica, os principais objetivos da gestão de documentos são:
- facilitar o arquivamento, o gerenciamento e o acesso a documentos e suas informações, gerando assim economia de recursos e de tempo;
- possibilitar a pronta recuperação de informações, resgatando histórico de atividades, normas e decisões tomadas, preservando a história institucional;
- garantir a segurança dos documentos, blindando-os de perdas, alterações e descarte irregular.
Desse modo, a gestão de documentos para auditorias trata da organização preventiva dos arquivos e informações que podem ser exigidos nesse tipo de prática de fiscalização.
Trata-se, portanto, de uma atividade que mantém empresas e organizações constantemente preparadas para uma auditoria interna ou externa, garantindo que ela não ficará sujeita a sanções e multas por não apresentar prontamente documentos e informações relevantes para a investigação dos auditores.
Quais os benefícios da gestão de documentos para auditorias?
Para além do seu caráter preventivo, a gestão de documentos garante que informações serão bem gerenciadas, favorecendo também a eficiência produtiva dos diferentes setores de uma empresa e acarretando em uma série de benefícios.
Entre os benefícios imediatos da adoção de uma gestão profissional de documentos, destacam-se:
- economia nos custos de manutenção de espaços físicos de arquivamento;
- redução de custos operacionais com impressões;
- confidencialidade e segurança das informações;
- redução da burocracia interna;
- favorecimento da gestão de recursos financeiros; e
- rastreabilidade de dados.
Como fazer gestão de documentos para auditorias?
Implementar a profissionalização da gestão de documentos não precisa ser uma tarefa complicada. Contudo, a mudança vai demandar uma transformação na cultura organizacional da empresa, pois será necessário adotar uma nova ferramenta de gestão eletrônica de documentos.
Felizmente, hoje existem diversas empresas especializadas em criar soluções tecnológicas para a gestão de documentos, focadas nos diferentes segmentos de atuação das empresas. Assim, softwares são desenvolvidos não só para organizar o arquivamento e facilitar o acesso às informações, mas também para integrar grande parte das atividades da empresa em uma plataforma multiuso.
A 4Asset, por exemplo, oferece esse tipo de solução para empresas do setor de energia e mineração. Assim os nossos softwares, além da gestão de documentos para auditorias, oferecem também outras soluções importantes para empresas do setor, como:
- gestão e controle do desempenho de equipes;
- ferramentas de monitoramento para regulação fundiária;
- controle operacional de processos fundiários, socioambientais, patrimoniais e regulatórios;
- painel de indicadores;
- gestão e monitoramento de riscos;
- segurança operacional de propriedades;
- acesso off-line via mobile;
- integração com Sistemas de Informação Geográfica.
Então, se a sua empresa busca aprimorar a gestão de documentos para auditorias, entre agora mesmo em contato com os consultores da 4Asset e veja como nossos softwares podem solucionar essa e outras questões importantes para os seus projetos!
