A gestão de documentos para auditorias representa um desafio significativo para setores como mineração, energia e gás. As auditorias buscam identificar eventuais problemas técnicos, a fim de propor o reparo ou acionar verificações mais minuciosas, focadas especificamente no problema identificado – quando necessário.
Nesse sentido, é necessário a integração e gestão dos dados coletados para avaliar as resoluções necessárias. Quando o processo é feito manualmente, há grandes chances de atrasos que resultem na perda de oportunidades, sem falar na probabilidade de erros.
A seguir, entenda mais sobre os desafios da gestão de documentos para auditorias e como superá-los. Por fim, conheça uma ferramenta personalizável e automatizada que proporciona segurança, conformidade e eficiência na gestão documental.
Desafios da gestão de documentos para auditorias e como resolvê-los
A abordagem manual na gestão de documentos para auditorias pode resultar em riscos, desde a perda de documentos cruciais até a exposição de informações sensíveis a pessoas não autorizadas.
Se o armazenamento acontece em diretório de rede ou por e-mail, por exemplo, há maior facilidade de perder as versões anteriores de um documento. Isso pode acontecer devido aos acessos de várias pessoas, erros no direcionamento de pastas ou nomenclatura dos arquivos.
Com múltiplas pessoas trabalhando nos mesmos documentos simultaneamente, é fácil perder o controle das versões e acabar com informações desatualizadas ou conflitantes. Isso resulta na falta de rastreabilidade e controle sobre quem acessou ou modificou os documentos.
Diante desses desafios, é crucial contar com uma ferramenta que permita acompanhar o histórico de acessos e versões de cada documento, garantindo a integridade e segurança das informações.
A ferramenta escolhida deve proporcionar uma integração eficiente que garanta a coerência das informações, tudo com uma interface comum e interativa entre os utilizadores. Isto permite a implementação de regras e políticas empresariais que minimizam ruídos de informações e redundância de atividades.
A importância do histórico de versões
O acompanhamento do histórico de versões dos documentos é essencial para facilitar auditorias internas e externas. O trabalho dos auditores pode ser muito mais simples quando há uma organização e centralização dos documentos.
Em setores altamente regulados como mineração, energia e gás, as auditorias externas exigem acesso a todo o histórico documental para garantir conformidade com as normas do setor. Portanto, ter uma ferramenta automatizada contribui para:
- Garantir precisão e consistência dos dados;
- Proteger contra perda de dados e informações;
- Facilitar a colaboração e revisão;
- Oferecer controle sobre acessos.
Sendo assim, o histórico de versões, quando combinado com a gestão de permissões adequadas, contribui para reforçar a segurança dos documentos e das informações, protegendo contra acessos não autorizados.
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Como otimizar a gestão de documentos para auditorias
A melhor maneira de otimizar a gestão de documentos para auditorias é investir em uma ferramenta completa que ofereça histórico de versões e gestão de permissões. Nesse sentido, o Specifor da 4Asset se destaca como a escolha ideal.
A ferramenta permite a governança de todos os processos necessários ao longo do ciclo de vida de um empreendimento, proporcionando flexibilidade e segurança. O Specifor tem um diferencial perante outras soluções que é a possibilidade de personalização.
Assim, você pode desenhar os processos da forma que executa sem a necessidade de adaptação de código, tornando o uso mais acessível e prático. Além disso, a ferramenta oferece rastreabilidade do processo, permitindo acompanhar todas as etapas do documento.
O histórico de versões garante que as alterações do arquivo sejam visualizadas facilmente, sem a necessidade de criar diversos arquivos com outras nomenclaturas e suas respectivas versões.
Caso tenha um arquivo de auditoria que precisa de revisão de dados, é possível manter o registro da primeira versão. Assim, ao alterar um arquivo já existente, é incluído a descrição das mudanças e a ferramenta cria, automaticamente, a versão atualizada.
Outro grande benefício da ferramenta é a adaptação ágil para cenários como mudanças regulatórias. Sendo sob medida, não há necessidade de aguardar a atualização da 4Asset, tudo pode ser feito com praticidade na ferramenta.
Aliada a isso, está o padrão de segurança dos dados da ferramenta que se adequa aos níveis internacionais, atendendo a legislações importantes como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Se você quer melhorar a gestão de documentos para auditorias com uma ferramenta feita sob medida para seu negócio, conheça as soluções da 4Asset.
