A gestão de ativos imobiliários é uma atividade que garante o uso estratégico, eficiente e sustentável dos bens patrimoniais de uma organização, seja ela pública ou privada.
Vai muito além do simples controle de imóveis, envolvendo planejamento, regularização, valorização e tomada de decisões alinhadas com os objetivos institucionais e as exigências legais.
No entanto, apesar de sua importância, ainda é comum encontrar falhas recorrentes nesse processo, que podem resultar em desperdício de recursos, entraves operacionais e até problemas jurídicos.
Neste artigo, reunimos os erros mais frequentes na gestão de ativos imobiliários e mostramos como evitá-los. Confira!
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5 problemas comuns na gestão de ativos imobiliários
A gestão de ativos imobiliários em corporações dos setores de energia e mineração envolve um alto grau de complexidade, devido ao grande volume de imóveis, à dispersão geográfica dos ativos e à necessidade de atender a rigorosos requisitos regulatórios.
Monitorar terrenos e edificações localizados em áreas remotas, por exemplo, exige visibilidade e controle que vão além do que planilhas ou sistemas ERP tradicionais conseguem oferecer.
Sem uma solução completa de gestão de processos, é comum enfrentar falhas na atualização de dados, perda de informações estratégicas e dificuldades nas decisões.
A seguir, listamos os cinco problemas que podem surgir quando a gestão é feita com ferramentas pouco adequadas, como planilhas eletrônicas ou ERPs genéricos.
1. Dados incorretos ou desatualizados
Quando as informações sobre localização, metragem, titularidade ou situação legal dos imóveis não estão atualizadas, as decisões estratégicas podem ser comprometidas, gerando riscos operacionais e jurídicos.
Esse cenário é frequente quando a gestão é feita por planilhas ou sistemas que não integram os dados em tempo real. A falta de padronização e validação das informações também dificulta auditorias e processos de regularização.
Erros nos dados impactam diretamente na avaliação patrimonial e na relação com órgãos reguladores.
2. Perda de prazos
Esquecer datas importantes, como a renovação de contratos de locação, o envio de documentos legais ou o pagamento de tributos, como IPTU e ITR, e taxas patrimoniais, resulta em multas, juros e até na perda de direitos sobre o imóvel.
Em muitos casos, esses esquecimentos ocorrem pela falta de um sistema que automatize alertas e centralize os compromissos em uma única plataforma.
Quando o gerenciamento é feito por planilhas ou por sistemas pouco integrados, o risco de falhas aumenta consideravelmente. Para impedir prejuízos e manter a conformidade legal, é preciso adotar soluções tecnológicas que garantam controle e previsibilidade sobre os prazos.
3. Divergência de informações
A divergência de informações é um problema frequente na gestão de ativos imobiliários, especialmente quando diferentes áreas do negócio utilizam versões distintas de planilhas para registrar dados.
Isso gera desencontro de informações sobre características dos imóveis, status jurídico, valores de contratos e prazos, dificultando as decisões assertivas.
A falta de integração entre os setores e a ausência de uma base centralizada comprometem a confiabilidade dos dados e aumentam o risco de erros operacionais. Situações como essa podem levar a retrabalhos, conflitos internos e até problemas legais.
4. Falta de monitoramento
A falta de monitoramento eficiente é um desafio comum na gestão de ativos imobiliários, principalmente em negócios que possuem imóveis espalhados por diferentes regiões, muitas vezes em áreas remotas.
Planilhas eletrônicas não oferecem recursos como georreferenciamento e são difíceis de atualizar em tempo real pelas equipes de campo, que geralmente conta com celulares ou tablets, o que dificulta o acompanhamento da situação dos ativos à distância.
Sem essas funcionalidades, torna-se quase impossível identificar rapidamente irregularidades, ocupações indevidas ou invasões. Essa limitação compromete a segurança patrimonial e a capacidade de resposta da organização diante de ocorrências.
5. Perda de oportunidades
A perda de oportunidades é um problema recorrente na gestão de ativos imobiliários e está diretamente ligada à falta de informações precisas e indicadores confiáveis sobre a situação dos imóveis.
Sem visibilidade clara sobre o status jurídico, documental e físico dos ativos, a empresa pode deixar de aproveitar imóveis ociosos que poderiam gerar receita por meio de aluguel ou venda.
Muitas vezes, a ausência de regularização impede qualquer movimentação patrimonial, resultando em ativos subutilizados. Além disso, a tomada de decisão estratégica fica comprometida quando não há dados atualizados e consolidados.
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Como evitar erros e otimizar a gestão de ativos imobiliários
A melhor forma de evitar os erros recorrentes na gestão de ativos imobiliários, especialmente aqueles causados pelo uso de planilhas, é adotar uma solução completa que automatize atividades, centralize dados e forneça indicadores confiáveis em tempo real.
Com uma plataforma especializada, a corporação passa a ter total visibilidade sobre o número de imóveis sob sua responsabilidade e a situação de cada um deles, facilitando o controle, a regularização e as decisões estratégicas.
Diferentemente das planilhas, que estão sujeitas a versões divergentes, preenchimentos manuais e falta de incorporação entre áreas, a automação garante informações atualizadas, padronizadas e acessíveis a todos os setores envolvidos.
A solução ideal oferece funcionalidades como alertas automáticos sobre prazos, geração instantânea de relatórios, integração entre departamentos, visualização georreferenciada dos ativos, atualização via mobile (inclusive offline), além de permitir o acompanhamento da equipe de campo constantemente.
Benefícios da automação para a gestão de ativos imobiliários
A automação da gestão de ativos imobiliários traz uma série de benefícios que vão muito além da simples digitalização de tarefas.
Quando a corporação conta com uma solução completa, desenvolvida para atender a toda a complexidade dos processos de governança patrimonial e territorial, ela conquista mais controle, agilidade e segurança em suas operações. Entre as principais vantagens, estão:
- Histórico de informações e controle contínuo de cada ativo, com dados organizados e acessíveis a qualquer momento;
- Alertas automáticos sobre prazos de vencimento, o que facilita a gestão de contratos e pagamentos e evita falhas que possam gerar prejuízos;
- Indicadores precisos e atualizados, que apoiam a tomada de decisões estratégicas com base em dados confiáveis;
- Integração dos processos com informações georreferenciadas, visualização rápida de ocupações irregulares ou invasões diretamente em mapas e uma resposta ágil da equipe;
- Acesso mobile e offline, possibilitando que os profissionais de campo cadastrem dados durante as visitas, com sincronização em tempo real com o escritório assim que estiverem conectados.
Todos esses benefícios são potencializados quando se utiliza uma solução pensada para a realidade da gestão fundiária e patrimonial, respeitando as particularidades de cada setor e mantendo a governança eficaz dos ativos.
Como a automação gera inteligência de ativos imobiliários
A inteligência de ativos imobiliários vai além do simples controle patrimonial, trata-se da capacidade de transformar dados em decisões estratégicas para gerar valor aos imóveis da organização.
O principal objetivo é fazer com que cada ativo seja compreendido, monitorado e utilizado com rapidez, apoiando o crescimento sustentável da empresa. Para isso, é necessário contar com uma solução de automação de processos que forneça informações atualizadas, organizadas e acessíveis constantemente.
Com uma plataforma completa, a corporação automatiza fluxos, gera relatórios e dashboards em ferramentas como Power BI, integra dados geoespaciais com ArcGIS, acessa o sistema via aplicativo mobile, mesmo offline, e mantém todas as informações centralizadas e sincronizadas.
Esses recursos permitem que os gestores visualizem indicadores precisos sobre cada ativo e identifiquem com clareza quais imóveis estão ociosos, com pendências documentais ou em situação regularizada. Assim, é possível tomar decisões mais rápidas e embasadas, como a regularização de terrenos desocupados para posterior venda ou aluguel, transformando ativos subutilizados em fontes de receita.
A automação, portanto, além de organizar e padronizar as atividades, fornece inteligência ao possibilitar que os dados trabalhem a favor da estratégia.
Ao contar com uma solução pensada para a complexidade da gestão de ativos imobiliários, a organização reduz riscos, melhora a governança e encontra oportunidades de valorização patrimonial.
Usar a tecnologia para enxergar o patrimônio como uma alavanca de crescimento é inteligência de ativos.
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